Neues Feature: Aktionen während Veranstaltungen
Bei der Vorbereitung einer eigenen Sommerfreizeit, welche auch über Betlehem Booking organisiert wird, haben wir mehrere Workshopzeiten eingeplant, bei denen Teilnehmer frei aus einer gegebenen Liste von Workshops wählen können. Solche Zeiten gibt es auf vielen Freizeiten, um Aktivitäten zu ermöglichen, die nicht für alle Teilnehmer interessant sind und auch nicht mit der gesamten Teilnehmerzahl einer Freizeit durchgeführt werden können (Beispiele: Backen, kleinere Gesellschaftsspiele etc.)
Wenn jeder einfach ohne Anmeldung zu dem Workshop hingeht, wo er gerade Lust zu hat, führt dies aber auch zu Problemen, da manche Workshops eine Minimal- und/oder Maximalteilnehmerzahl haben. Um dies zu lösen, wurden oft Zettel verteilt, auf denen jeder seinen Erst-, Zweit- und Drittwunsch angeben konnte. Im Anschluss konnten aus diesen Zetteln funktionale Workshopgrößen kombiniert werden bzw. entschieden werden, welche Workshops stattfinden.
Die naive Möglichkeit, dies mittels Betlehem Booking umzusetzen, wäre nun, im Freizeitpass (oder gar in der Anmeldung) Abfragen für Workshops zu definieren. Dies führt aber insbesondere bei Jugendfreizeiten zu mehreren Problemen:
- Zum Zeitpunkt der Anmeldung stehen die Workshops oft noch nicht fest, sie können sich (z.B. wetterbedingt) sogar noch während einer Freizeit ändern.
- Der Freizeitpass wird in der Regel durch die Eltern ausgefüllt, nicht durch die Kinder.
- Würde man den Freizeitpass bzw. das gesamte Freizeitportal den Kindern zugänglich machen, haben die Kinder damit auch Zugriff auf ihren Freizeitpass, wo möglicherweise sensible personenbezogene Daten wie Medikationspläne etc. drinstehen. Während dies für das das betroffene Kind selbst möglicherweise unproblematisch ist, so ist gleichzeitig klar, dass solche Informationen während einer Jugendfreizeit nicht andauernd für die Kinder sowie umstehende Personen sichtbar sein sollte. Andersherum hat auch nicht jedes Kind ein digitales Endgerät dabei und somit würden diese sensibelsten Informationen auf Fremdgeräten aufgerufen.
Insbesondere durch den letzten Punkt scheidet eine Integration der Workshopwahl in den Freizeitpass für Wahlen während einer Freizeit aus. Daher haben wir Betlehem Booking um eine Funktion erweitert.
Das Portal für Aktionen während einer Veranstaltung
Die Grundidee ist diese: Es gibt ein weiteres Portal, aus dem Aktionen wie eine Workshopwahl aber auch andere viele andere Dateneingaben durch die Teilnehmer durchgeführt werden können (z.B. ein nicht anonymisiertes Feedback).
Aus einem solchen Portal können beliebig viele Aktionen definiert werden, die jeweils einen begrenzten Abfragezeitraum haben können. Innerhalb der Aktionen stehen alle Felder zu Verfügung, die auch für die Anmeldung bzw. den Freizeitpass zur Verfügung stehen (Einfach- und Mehrfachauswahlen, Freitextfelder, diverse spezifische Datenpunkte).
Um nun den Zugriff durch die Teilnehmer auf das Portal zu ermöglichen, werden Badges erzeugt, die den Teilnehmern einfach zu Beginn der Freizeit ausgeteilt werden können. Dabei wird der Name und ein QR-Code auf der Badge abgedruckt, mit dem QR-Code landet man in seinem persönlichen Aktionsportal. Aus diesem Aktionsportal sind ausschließlich die eingestellten Aktionen zugänglich, Daten wie der Freizeitpass oder andere Daten aus dem Reiseportal stehen nicht zur Verfügung.
Das Badge kann mit einer Vorlage angepasst werden: Einfach eine PDF-Datei erzeugen mit Freifeldern für Name und QR-Code, deren Positionierungen eingeben und schon werden passende Badges erzeugt.
Habt ihr noch Fragen oder weitere Funktionswünsche zu dem Thema? Dann schreibt uns gerne unter info@betlehem-booking.de.